Política de privacidad

Las presentes políticas están enmarcadas en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 que regula la protección de datos personales y establece las garantías y mecanismos legales que deben cumplirse en Colombia para el debido tratamiento de esta información.

Con la implementación de esta política, KUBIKALAB S.A.S busca garantizar el manejo de la información a ella entregada y la seguridad de la misma al igual que el debido tratamiento a los datos personales legalmente recopilados, ya sea que KUBIKALAB S.A.S actúe como responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales.

Estas políticas se establecen en cumplimiento a lo señalado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y de lo indicado en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

En caso de que KUBIKALAB S.A.S contara con Encargados del Tratamiento de datos personales, suscribirá con ellos un contrato para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, el cual señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el Titular y el responsable.

Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

• Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
• Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

Por lo tanto, KUBIKALAB S.A.S y de conformidad con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, establece las presentes Políticas para el Tratamiento de la Información de Datos Personales de sus Titulares.

Base de datos de clientes y/o usuarios: Las bases de datos de clientes y/o usuarios tienen por finalidad ofrecer la debida información acerca de los productos y/o servicios ofrecidos y comercializados por la Empresa. En desarrollo de esta relación comercial, KUBIKALAB S.A.S buscará informar al titular acerca de las innovaciones efectuadas en sus productos y servicios, con el fin de profundizar o ampliar su portafolio actual, así como darle a conocer las mejoras o cambios en sus canales de atención y en los servicios y productos complementarios ofrecidos por la Empresa. Asimismo, buscará enviar información sobre las ofertas que ha desarrollado con aliados comerciales.

Base de datos de Proveedores: La base de datos de proveedores busca tener información actualizada, consistente y suficiente acerca de las empresas y personas que tienen, han tenido o tendrán la calidad de proveedores.

Base de datos de Empleados: La base de datos de empleados incluye a los colaboradores actuales, antiguos y aspirantes a serlo, incluyendo, por lo tanto, los participantes en los respectivos procesos de selección. Esta base de datos mantiene actualizada la información de nuestros funcionarios para que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada y se pueda responder a los compromisos contractuales. Mediante la base de datos de ex empleados ponemos a disposición de las autoridades y de los mismos titulares su información durante el término establecido en la ley laboral. Respecto de la base de datos de candidatos en proceso de selección, recoge la información de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección en nuestra Compañía. Con ella buscamos identificar a los candidatos más idóneos para ser vinculados a la Empresa.

Base de datos registrados bajo VIDEO VIGILANCIA: KUBIKALAB S.A.S informará mediante un aviso a la entrada de sus instalaciones y en cumplimiento a lo estipulado en cuanto al Tratamiento de Datos personales, la existencia de video vigilancia y que cuenta con este mecanismo de seguridad. En el aviso se señalará que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Los datos recogidos mediante este sistema de video-vigilancia permanecerán archivados durante 90 días, transcurrido este tiempo serán suprimidos.

• Derecho a conocer, actualizar, incluir, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a KUBIKALAB S.A.S respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a KUBIKALAB S.A.S para el tratamiento de sus datos personales.
• Ser informado por KUBIKALAB S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con KUBIKALAB S.A.S.

De todas maneras, KUBIKALAB S.A.S no podrá revocar la autorización de un titular o eliminar un dato, cuando exista un deber legal o una obligación contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

• Cuando la información sea solicitada a La Empresa por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobados.
• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a KUBIKALAB S.A.S.
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la Empresa para que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
• A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a KUBIKALAB S.A.S.

KUBIKALAB S.A.S reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. Por lo tanto, los mismos serán usados exclusivamente para aquellas finalidades para las que fue autorizado, además KUBIKALAB S.A.S asume los siguientes deberes en su calidad de responsable del tratamiento:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 del 2.012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
• Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se está autorizando el tratamiento de sus datos.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a los mismos.

La Empresa informará a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

La Empresa, garantiza en todo tiempo al titular de la información, la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato que sobre él exista o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos y ejercer consultas y reclamos, los cuales se realizarán por conducto de los mecanismos establecidos en este documento con ese fin.

El responsable del Tratamiento de Datos personales conservará con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los mismos, cada vez que los titulares le reporten novedades o solicitudes.

A fin de facilitar el contacto con nuestros clientes, proveedores y empleados, actuales y futuros, y de poder administrar nuestro negocio, recabamos y mantenemos información personal de los mismos. Para poder entender y satisfacer sus necesidades y cumplir sus obligaciones comerciales, contractuales y de otra índole, KUBIKALAB S.A.S obtiene información personal. La información personal que recogemos puede incluir, pero no limitarse a:

• Nombre, direcciones y números de teléfono
• Fecha de nacimiento y género
• Direcciones de correo electrónico, números de teléfonos.
• Información necesaria para facilitar la venta u otros servicios, incluyendo información familiar o laboral.
• Información personal brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación de mercado.
• Información personal brindada a representantes del departamento de atención al cliente, con la finalidad de investigar y resolver asuntos en discusión y absolver interrogantes.

Así mismo, todos los correos electrónicos promocionales de KUBIKALAB S.A.S incluirán dentro del cuerpo del mensaje un enlace válido para elegir ser retirado de la lista de distribución.

Por lo tanto, KUBIKALAB S.A.S en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, etc., recolectará, almacenará, usará, circulará o suprimirá sus datos personales con las siguientes finalidades, según la calidad del respectivo titular:

Finalidades generales

• Ser incluidos en la respectiva base de datos y someterla al respectivo tratamiento.
• Utilizar los medios de contacto suministrados por el titular de la información, con el fin de divulgar información relacionada con el desarrollo del objeto social y actividad económica de KUBIKALAB S.A.S.
• En términos generales poder establecer, ejecutar y cumplir con las relaciones contractuales actuales o futuras con sus clientes, proveedores y trabajadores incluida el cobro y pago de las mismas, así como con las disposiciones legales y compromisos a que hubiere lugar.
• Dar cumplimiento a disposiciones legales y compromisos contractuales de toda clase.
• Ayudar a garantizar la seguridad de las personas que nos visitan en nuestras instalaciones.

Finalidades específicas

Base de datos de clientes y usuarios actuales y prospectos.

• Proveer los servicios requeridos por sus clientes y/o usuarios (actuales y futuros), incluidas obligaciones comerciales y contractuales como soporte, garantías y mantenimiento.
• Evaluar la calidad del servicio para propósitos comerciales, promocionales y estadísticos.
• Ofrecer información a través de sus portales web o aplicaciones con fines promocionales o informativos.
• Para consultar conceptos y opiniones sobre productos y/o servicios o contenidos.

Base de datos de Proveedores actuales, antiguos y potenciales.

• Invitar a proveedores o prestadores de servicios actuales o potenciales a contratar o cotizar con el fin de proveer productos o servicios necesarios para la operación de KUBIKALAB S.A.S.
• Desarrollar y establecer relaciones comerciales y contractuales con sus proveedores de bienes y servicios, generar órdenes de compra, pedidos, servicios pos-venta u órdenes de prestación de servicios a sus proveedores en general.
• Acceder a los servicios y productos ofertados por sus proveedores.

Base de datos de Empleados.

• Gestionar la preselección, selección, evaluación, vinculación laboral, gestión de nómina, desarrollo y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado y KUBIKALAB S.A.S y su tratamiento se efectúa para poder garantizar el cumplimiento de obligaciones legales, incluyendo la normatividad a cumplir en temas de Seguridad Social.
• En términos generales poder ejecutar y cumplir con las relaciones contractuales legales, actuales o futuras con sus empleados y que surgen de la respectiva relación laboral.
• Igualmente, KUBIKALAB S.A.S recolecta información personal de aspirantes que se presenten para procesos de evaluación y selección de personal futuro.
• Se entiende que un aspirante que envíe su hoja de vida para participar de un proceso de selección acepta el tratamiento de sus datos personales, pero de todas maneras KUBIKALAB S.A.S solicitará la respectiva autorización en caso de convocar al aspirante a continuar en dicho proceso. En caso contrario los datos personales recibidos a través de las hojas de vida serán eliminados de la base de datos respectiva.
• Si el respectivo aspirante fuese descartado dentro del proceso de selección sus datos personales serán eliminados de la base respectiva y el titular será informado de lo mismo. Si el aspirante no es vinculado, pero se considera apto para una futura vinculación se continuará con el tratamiento de sus datos personales y de esto será informado el titular de los datos.
• De acuerdo a requerimientos de entidades gubernamentales recopilar los datos que éstas lleguen a solicitar.

En el evento en el cual KUBIKALAB S.A.S entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, prestadores de servicios o clientes estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes y la presente política.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados y, por tanto, KUBIKALAB S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar el mismo. Sin embargo, podrá compartir esta información a compañías afiliadas y/o a terceros no afiliados para poder brindar los productos y servicios solicitados. Esta información será utilizada para proporcionar las ofertas de productos y/o servicios que se ajusten específicamente a los intereses particulares de nuestros clientes.

En la medida que lo requiera la ley, brindaremos la información personal a las autoridades del gobierno o a terceros que la requieran en virtud de una citación legal u otro tipo de proceso legal. De la misma manera y si la ley lo permite, podremos usar o revelar su información para proteger los derechos o el patrimonio de KUBIKALAB S.A.S, de nuestros clientes, de nuestro sitio web o usuarios.

De conformidad con la Ley y a efectos de cumplir con los fines anteriormente mencionados KUBIKALAB S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del manejo de los datos personales de cada Titular y con este fin ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la respectiva autorización y su posterior verificación o consulta.

Al tramitar la respectiva autorización KUBIKALAB S.A.S informa al Titular de los Datos personales, lo siguiente:

• Quien es el responsable o encargado de recopilar la información y que datos personales serán solicitados.
• Tratamiento que se dará a los Datos recolectados y las finalidades con que serán usados.
• Derechos que le asisten al Titular y el procedimiento para ejercer los mismos.
• El carácter facultativo de respuesta a las preguntas efectuadas sobre datos sensibles, o de datos de niños, niñas y adolescentes.

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, KUBIKALAB S.A.S se asegurará de que la recolección de Datos personales de menores de edad y adolescentes sólo procederá cuando dichos datos sean de naturaleza pública y estrictamente necesarios y contando con la autorización previa, expresa e informada de alguno de los padres o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

En el caso de datos sensibles del titular y de conformidad con lo establecido en los artículos 6 de la ley 1581 y 6 del Decreto 1377 de 2013 KUBIKALAB S.A.S no efectuará el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• Haya autorización explícita del titular para el Tratamiento de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, caso en el cual los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento se refiere a Datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica, casos en los cuales deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los titulares.

Igual si se llegare a solicitar la Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2.012, el titular estará informado que no está obligado a autorizar su tratamiento de dicha información y además se informará al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales para la autorización de cualquier tipo de Dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento para posteriormente obtener su consentimiento expreso.

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos previa acreditación de identidad por el mismo titular, sus causahabientes, representantes y apoderados.

Todo titular de datos personales tiene derecho a conocer, consultar, incluir, actualizar y solicitar corrección de sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de sus datos, ser informado por el Responsable del tratamiento respecto del uso dado a sus datos, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 del 2.012 y a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales descritas en la Ley mencionada anteriormente.

KUBIKALAB S.A.S ha designado al Director de Apoyo Logístico como el encargado de atender las peticiones, quejas, consultas, reclamos y felicitaciones ante la cual los titulares de datos personales pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, incluir, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Toda consulta (información básica) o reclamo (solicitud de corrección, actualización, supresión o queja) sobre la información del titular que está en las bases de datos de KUBIKALAB S.A.S se recibirá en el correo: calidad@kubikalab.com administrado por el Director encargado de atender las consultas y reclamos o por escrito en la dirección: Calle 34 # 63B–72, oficina 402 · Centro Profesional Conquistadores Medellín, Antioquia · Colombia, y debe contener en cualquier caso la identificación completa del titular incluyendo además, teléfono, correo, dirección y la descripción de la consulta o la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y si fuera el caso los documentos de soporte que se quieran hacer valer.

La presente política de Tratamiento de Datos Personales estará vigente a partir de la fecha de su publicación y durante el tiempo en que KUBIKALAB S.A.S ejerza las actividades propias de su objeto social. De todas maneras KUBIKALAB S.A.S se reserva el derecho a efectuar actualizaciones y modificaciones a la presente política cuando sea necesario.

De conformidad con lo establecido en la legislación colombiana vigente y en la Ley 527 de 1999, KUBIKALAB S.A.S como responsable del tratamiento de tus datos personales, ha dispuesto mecanismos para la protección de tu información, promoviendo de esta forma todas las garantías constitucionales en materia de privacidad.

Es por eso que informamos a la comunidad en general que al hacer uso de nuestro portal web, sus servicios y formularios para la captura de tus datos, nos autorizas para continuar con el tratamiento de tu información personal y así mantener una comunicación eficiente en cada uno de nuestros canales.

Todos los datos que nos suministres a raíz de la relación comercial con los usuarios, podrán ser procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos de acuerdo a los términos y condiciones de esta política de privacidad, para poder hacer posible la prestación de nuestros servicios, reportes a autoridades de control y vigilancia, uso para fines administrativos, comerciales, publicidad y de contacto.

En cualquier momento podrás ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos personales a través de una solicitud al correo electrónico calidad@kubikalab.com.

En consideración de lo expuesto en la Ley 1480 de 2011, sobre el derecho que tienes a pedir que tu información no siga siendo usada, la empresa definió que a partir de la fecha de recibida una comunicación, tienes 30 días hábiles para solicitar la supresión de tus datos de nuestra base.

La omisión a esta condición en el tiempo señalado, autoriza a KUBIKALAB S.A.S a seguir con el tratamiento de la información.

Los términos y condiciones de esta política de privacidad son:

• Mantener un canal de comunicación eficiente con los usuarios, que facilite el envío o intercambio de información útil relacionada con los productos, soluciones y servicios que pone a tu disposición KUBIKALAB S.A.S, entre ellos: reporte de alarmas, servicio al cliente, promociones y cualquier otra información de interés.
• Informar sobre nuevos productos, soluciones o servicios relacionados con KUBIKALAB S.A.S y lo establecido en el contrato de servicio con nuestros clientes.
• Evaluar la calidad y satisfacción del cliente por los servicios vendidos y prestados por KUBIKALAB S.A.S.
• Informar sobre los cambios de productos, soluciones, servicios y otras noticias de KUBIKALAB S.A.S.
• Dar cumplimiento con todas las obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, colaboradores y demás usuarios.
• Proveer y promocionar nuestros productos, soluciones y servicios.
• Envío de facturas, estados de cuenta y cobro de cartera.
• Consulta y reporte a centrales de riesgo.

La información contenida en nuestra base de datos está protegida por las políticas corporativas para el tratamiento de la información. Es por eso que KUBIKALAB S.A.S te pone en conocimiento del derecho que tienes, según la Ley 1581 de 2012, a conocer, actualizar, rectificar o suprimir tu información que reposa en nuestra base de datos.

También tienes derecho a solicitar expresamente la autorización otorgada para el uso de tus datos, así como el uso que se le da a los mismos. Para lo anterior, puedes hacer la solicitud a través del correo electrónico calidad@kubikalab.com.